Eine perfekte Feier soll es werden?
Organisation und Planung eines Events ist nicht so dein Ding? Welche Location, Speisen und Getränke, DJ oder Band, Fotograf, Dekoration, Technik,… an so viele Dinge ist zu denken!
Dir fehlen die Ideen? Und du hast nicht genug Zeit für die Umsetzung?
Mit uns bist du deinem geplanten Fest schon einen großen Schritt näher!
Wir haben die Lösung für die Planung und Organisation deiner perfekten Feier
Eventplanung ist komplex und vielschichtig. Ein Event zu organisieren, bedeutet eine Menge Arbeit, bei der viele Details eine wichtige Rolle spielen. Mit der richtigen Planung behältst du den Überblick und stellst sicher, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Wir geben dir in diesem Artikel viele Tipps, damit bei deiner Eventplanung nichts schiefgeht.
Zielgruppe
Zu den ersten Punkten, die du bei der Eventplanung beachten musst, gehört, das Ziel deines Events klar zu definieren. Dies hilft dir bei der Festlegung der Zielgruppe. Hier geht es um Kategorien wie Interessen, Alter, Geschlecht, Bildungsstand oder berufliche Position. Eine wichtige Grundlage für die weitere Organisation.
Konzept
Zu den wichtigsten Aspekten deines Konzepts gehört eine realistische Budgetplanung, ein durchdachter Zeitplan und eine vorherige Prüfung aller Verfügbarkeiten bei Location und bei allen zusätzlichen Gewerken wie Catering, Floristik, Dekoration, Fotografen, Musikern/DJ, Rednern, Entertainern und Technik (wie Licht, Ton, Video und digitale Technik) usw.
Ebenfalls solltest du die Nachbereitung deines Events mit in dein Konzept aufnehmen.
Dein Event sollte jedoch nicht nur gut geplant, sondern auch einzigartig sein. Mit ungewöhnlichen Ideen kannst du deine Gäste überraschen und ihnen so im Gedächtnis bleiben. Verzichte dabei aber auf extreme Experimente und achte auf Details und kleine Aufmerksamkeiten, denen man deine Sorgfalt und deinen guten Geschmack ansieht.
Budget
Kläre rechtzeitig die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ab. Bei der Eventplanung solltest du im engen Austausch mit allen Partnern und Sponsoren stehen. So ersparst du dir spätere Missverständnisse und Enttäuschungen oder gar Rechtsstreitigkeiten. Achte bei der Budgetplanung darauf, welche Veranstaltungskosten abgedeckt werden müssen und halte für unvorhergesehene Überraschungen ein Puffer bereit.
Location & Termin
Die Wahl der passenden Location und Terminwahl ist eine wesentliche Basis für deinen Erfolg und wichtiger Baustein bei der Eventplanung. Hier gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen:
- Standort, Lage und Infrastruktur der Location
- Plan B (z.B. bei Schlechtwetter)
- Art und Stil der Location passend zur Veranstaltung
- Festlegung eines geeigneten Datums. Dabei solltest du lange genug im Voraus planen und möglichst darauf achten, dass der Termin nicht mit anderen Events konkurriert.
Einladungen versenden
Damit deine Gäste auch wirklich zu deiner Veranstaltungen erscheinen, sollten die Einladungen rechtzeitig verschickt werden.
Je nach Art des Events kannst du zwischen persönlichen Einladungskarten oder einer informativen Mailaussendung mit allen wichtigen Details entscheiden.
Ablauf planen
Schreibe einen ausführlichen Ablaufplan für die Veranstaltung, in dem du alle Schritte des Events detailliert festhältst. So machst du den Ablauf und die Prozesse deiner Eventplanung für alle Beteiligten transparent und erleichterst das Zusammenspiel einzelner Dienstleister
Trends
Es gibt kein Patentrezept für ein erfolgreiches Eventkonzept. Informiere dich laufend über aktuelle Veranstaltungstrends sowie mögliche Veranstaltungsformate.
Nachbearbeitung
Neben Abbauarbeiten und Nachkontrolle sollte nach dem Event auch die Rechnungskontrolle und Budgetierung nicht zu kurz kommen. Hole dir auch Feedback von beteiligten Partnern, welche dir als wertvolle Information für zukünftige Events dienen.
In jeder Phase der Eventplanung kannst du dir Hilfe von Profis holen.
Dies wird dich maßgeblich bei der Umsetzung und dem Gelingen deiner Veranstaltung unterstützen.
Private Feiern
Geburtstagsfeiern oder Jubileumsfeiern sind besondere Feste im Familienkreis, welche perfekt organisiert sein sollen. Eine gewissenhafte Planung und Organisation ist das Herzstück jeder Feier. Wir kümmern uns im Vorfeld um alle Wünsche und organisieren den perfekten Ablauf
Firmenevents
Für Unternehmen gibt es unzählige Möglichkeiten, mit seinen Mitarbeitern oder Kunden zu feiern. Dies stärkt die Kundenbindung und motiviert seine Mitarbeiter in einem besonderen Rahmen.
o Weihnachtsfeiern
o Firmenevents
o Seminare
o Meetings
Eventlocation
Der passende Veranstaltungsort ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der zum Gelingen einer Feier beiträgt. Größe, Lage, Ausstattung und Stil sollen genau auf die Bedürfnisse abgestimmt sein.
Mit der passenden Eventlocation werdet ihr eure Gäste im richtigen Rahmen verzaubern.
Eventtechnik
Jede Feier benötigt unterschiedlichstes technisches Equipment. Die passende Eventtechnik sorgt für einen reibungslosen Ablauf und besondere Erlebnisse auf eurem Fest. Die perfekte Licht- und Tontechnik, aber auch Bühnentechnik und Equipment bringen die richtige Atmosphäre und einen professionellen Auftritt.
Geburtstagsfeiern
Nicht nur runde Geburtstage sind für eine Feier sehr gut geeignet, sondern eigentlich sollte jeder Geburtstag gefeiert werden. Ein schöner Anlass, um einmal im Jahr mit seiner Familie und seinen Freunden zusammenzukommen und auf das Geburtstagskind anzustoßen.
Jubiläumsfeiern
Ein Jubiläum gehört besonders gewürdigt. Ein Mitarbeiterjubiläum, eine Silberhochzeit oder ein Jahrestag sind nur einige wenige Beispiele. Diese Feiern sind eine schöne Möglichkeit, um auf ein besonderes Jubiläum anzustoßen und dieses in einem festlichen Rahmen zu würdigen.
Tauffeiern
Die Geburt und Taufe eines Kindes ist ein besonderer Moment im Leben. In einer gemeinsamen Feier kann die Familie dieses Ereignis gemeinsam feiern.
Weihnachtsfeiern
Eine Weihnachtsfeier ist nicht nur ein besonderes Fest in der Vorweihnachtszeit, sondern sie ist auch eine Wertschätzung und Anerkennung als Unternehmen für seine Mitarbeiter, Partner und Lieferanten. Eine gut organisierte Weihnachtsfeier bietet einen schönen Rahmen, um einmal im Jahr Danke zu sagen.
Fazit
Unterhaltung darf auf keinem Fest fehlen! Eure Gäste sollen sich wohlfühlen und die Feier in besonderer Erinnerung behalten.
In einem Beratungsgespräch zeige ich euch Geheimtipps, die genau zu euch und eurer Feier passen.
Als erfahrener Eventplaner unterstütze ich euch sehr gerne mit meinem großen Netzwerk an Locations und Partnern aus der Fotografie, Musik, Deko oder Floristik, um eure Feier gelingen zu lassen. Nehmt mit mir Kontakt für ein erstes Gespräch auf.
